Polisi Preifatrwydd

1.1. Mae’r adran hon yn rhoi gwybodaeth i chi am y canlynol:

1.2. Data Cyswllt. Gallwn brosesu gwybodaeth a roddwch i ni (“data cyswllt”). Gall y data cyswllt hyn gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost a dyddiad geni, a ddarperir i ni yn bersonol neu drwy ein gwefan. Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio’r data cyswllt hyn wrth ddarparu ein gwasanaethau i chi, ar y cyd â’n partneriaid, ein cyflenwyr a’n cleientiaid. Y sail gyfreithiol dros y prosesu hwn yw cyflawni ein contract gyda chi, neu gymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract.

Os ydych chi wedi rhoi eich caniatâd i ni wneud hynny, efallai y byddwn yn cysylltu â chi er mwyn anfon cylchlythyrau atoch, at ddibenion hyrwyddo ac i roi gwybod am y cynigion diweddaraf sy’n ymwneud â’n cynhyrchion a’n gwasanaethau, a rhai ein sefydliadau partner.

Defnyddwyr Terfynol Gwasanaethau a Weithredir gan Asiantaethau

Diffiniad o’r Rôl: Pan fyddwn yn rheoli cyfleuster neu wasanaeth fel asiant ar ran Awdurdod Lleol neu Ymddiriedolaeth (y “Cleient”), y Cleient yw Rheolydd Data eich data personol, a Parkwood yw’r Prosesydd Data.

Perthynas Gontractiol: Yn yr achosion hyn, mae eich contract ar gyfer defnyddio’r cyfleusterau neu’r gwasanaethau gyda’r Cleient, a byddwn ninnau’n cyflawni rhwymedigaethau o dan y contract hwnnw fel ei asiant.

Prosesu Data: Rydym yn casglu ac yn prosesu eich data personol (fel enw, manylion cyswllt a data defnydd) yn unol â chyfarwyddiadau’r Cleient er mwyn:

• Darparu gwasanaethau a chymorth i chi o dan gontract y Cleient â chi;
• Cyflawni rhwymedigaethau’r Cleient sy’n deillio o’i gontract â chi; a
• Chasglu ffioedd a thaliadau ar ran y Cleient.

Sail Gyfreithiol: Y Cleient sy’n pennu’r sail gyfreithiol ar gyfer y broses hon. Yn gyffredinol, bydd hyn er mwyn cyflawni contract (y contract rhyngoch chi a’r Cleient ar gyfer gwasanaethau hamdden).

Marchnata: Pan fyddwn yn casglu eich data ar ran Cleient, dim ond os yw’r Cleient wedi rhoi cyfarwyddyd i ni wneud hynny y byddwn yn cyfathrebu â chi at ddibenion marchnata. Mae gennych yr hawl i ofyn i ni beidio â chysylltu â chi at y dibenion hyn unrhyw bryd.

Senarios Cyd-reolyddion Data: Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddwn yn gweithredu fel cyd-reolyddion data ar gyfer gwybodaeth benodol, er enghraifft pan fydd yr awdurdod lleol yn caniatáu i ni ddefnyddio data personol ar gyfer:

• Cadw Aelodau a Phroffilio Awtomataidd: er mwyn sicrhau effeithlonrwydd busnes a hyrwyddo canlyniadau iechyd i aelodau.
• Dadansoddeg Gwefannau: prosesu data gwefannau drwy Google Analytics.
• Data Ymholiadau a Marchnata Uniongyrchol: e.e. cynnig buddion ‘Premiwm’ ychwanegol a allai fod o ddiddordeb i chi.

Y sail gyfreithiol dros brosesu yn yr achosion hyn fydd ein buddiant dilys wrth ddarparu cynhyrchion a gwasanaethau, a rheoli a gweinyddu ein perthynas â chi.

1.1. Data Ymddygiad a Defnydd Rydym yn prosesu manylion am eich ymweliadau â’n canolfannau, gan gynnwys pa mor aml rydych chi’n eu defnyddio, amseroedd mynediad, archebion dosbarthiadau ac arferion prynu. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw buddiannau dilys (i wella’r gallu i gadw aelodau a phrofiad o’r gwasanaeth).

1.2. Data Aelodau / Cwsmeriaid. Os ydych chi’n aelod neu’n gwsmer, gallwn brosesu gwybodaeth y byddwch yn ei rhoi i ni (“data aelodau/cwsmeriaid”). Gallai’r data hyn gynnwys eich enw, eich cyfeiriad, eich rhif ffôn, eich cyfeiriad e-bost, eich dyddiad geni, eich rhywedd, manylion eich cyflogaeth, llun ohonoch chi, gwybodaeth sy’n ymwneud â’ch trwydded yrru, manylion eich cerbyd, enw a chyfeiriad eich meddyg, delweddau teledu cylch cyfyng (CCTV) a gwybodaeth sydd wedi’i chynnwys mewn delweddau neu destunau y byddwch yn eu hanfon atom, ac y gellir eu darparu i ni yn bersonol, drwy ein gwefan neu drwy’r pyrth ar-lein a ddarparwn.

Gallwn ddefnyddio’r data hyn i roi gwybodaeth i chi am brisiau, i weinyddu eich cyfrif(on) gyda ni, ac i ddarparu ein gwasanaethau i chi, gan gynnwys rheoli archebion arbenigol fel teithiau addysgol ar gyfer ysgolion, digwyddiadau preifat a llety dros nos. Gall data aelodau/cwsmeriaid hefyd gael eu prosesu wrth i chi ddefnyddio’r gwasanaethau a ddarparwn, ac at ddibenion gweinyddu ac adnewyddu eich aelodaeth, ac i gyflawni ein contract gyda chi, neu gymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract. Gall eich data hefyd gael eu gwneud yn ddienw er mwyn dadansoddi a monitro tueddiadau mewn gweithgareddau.

Efallai y byddwn hefyd yn gofyn am wybodaeth berthnasol am iechyd ac anafiadau hirdymor, gwybodaeth am unrhyw anabledd sydd gennych a gwybodaeth feddygol bwysig arall er mwyn gwneud archwiliadau ffitrwydd ac iechyd a chyflwyno’r gweithgareddau rydych chi’n cymryd rhan ynddynt yn ddiogel. Mae’r data hyn yn gategori arbennig o ddata personol, a dim ond gyda’ch caniatâd penodol chi y byddwn yn eu prosesu, a hynny at ddibenion y cytunwyd arnynt adeg eu casglu, neu mewn amgylchiadau eithafol, gallwn eu rhannu â gweithwyr meddygol proffesiynol os bydd angen triniaeth arnoch.

Ar gyfer plant dan 16 oed, bydd angen i’r rhiant roi’r caniatâd i ddefnyddio’r wybodaeth hon. Gall unrhyw un dros 16 oed roi caniatâd i ddefnyddio eu data o dan GDPR.

Os ydych chi wedi rhoi eich caniatâd i ni wneud hynny, gallwn gysylltu â chi at ddibenion hyrwyddo ac i roi gwybod i chi am y cynigion diweddaraf ar gyfer ein gwasanaethau, a rhai ein sefydliadau partner, ac i anfon e-gylchlythyrau, negeseuon testun neu wybodaeth wedi’i hargraffu atoch.

Ni fyddwn yn rhannu eich data ag unrhyw drydydd partïon, ac eithrio cwmnïau o fewn ein Grŵp, ein partneriaid prosesu sy’n gynwysedig yn y polisi hwn, ac yn benodol aelodau o Glwb Iechyd a Ffitrwydd TW2, y Rugby Football Union (RFU). Dim ond prosesu data ar ein rhan y bydd trydydd partïon, ac eithrio pan fydd caniatâd penodol wedi’i roi ar gyfer rhannu mewn ffordd arall.

Os bydd angen i ni rannu eich manylion, e.e. er mwyn rhoi gwobr ar gyfer cystadleuaeth, bydd hyn yn cael ei gyfleu yn nhelerau ac amodau’r gystadleuaeth neu’r gweithgaredd arall, a byddwn yn gwneud ein gorau i sicrhau eich bod chi’n bersonol yn ymwybodol o hyn cyn iddynt gael eu rhannu. Ni fyddant yn cael eu cadw gan y trydydd parti nac yn cael eu defnyddio at unrhyw ddiben heblaw’r hyn a nodir.

Os ydych chi wedi cymryd rhan mewn cystadleuaeth, byddwn yn cyhoeddi enw’r enillydd ar y cyfryngau cymdeithasol drwy dagio’ch cyfrif. Gyda chyfryngau eraill, byddwn yn gwneud ein gorau i’ch gwarchod drwy beidio â chyhoeddi manylion llawn, e.e. Mr J Bloggs.

Data Iechyd ar Apiau Symudol

Mae’r ap yn casglu ac yn prosesu rhywfaint o ddata iechyd a ffitrwydd dim ond pan fydd angen gwneud hynny i ddarparu swyddogaethau craidd ar gyfer ffitrwydd ac olrhain gweithgareddau. Yn amodol ar eich caniatâd penodol, gall hyn gynnwys gwybodaeth am ymarfer corff a gweithgareddau a gafwyd gan lwyfannau iechyd fel Google Health Connect ar Android ac Apple Health ar iOS, er enghraifft, y math o weithgaredd, am faint o amser y gwnaed y gweithgaredd, pellter, calorïau a losgwyd, nifer y camau a statws y gweithgaredd.

Defnyddir y data hyn dim ond at ddibenion arddangos hanes gweithgareddau, cynhyrchu gwybodaeth am ffitrwydd, galluogi heriau yn yr ap, a chefnogi swyddogaethau’r ap.

Mesurau Diogelu Pwysig:

• Ni ddefnyddir y data hyn at ddibenion hysbysebu, marchnata na phroffilio.
• Ni chaiff y data hyn eu gwerthu na’u rhannu â thrydydd partïon.
• Gellir adolygu neu ddirymu caniatâd mynediad unrhyw bryd drwy osodiadau’r ddyfais.
• Yn wahanol i’n prosesau cyffredinol ar gyfer aelodaeth, nid yw’r ap yn casglu nac yn prosesu cofnodion meddygol clinigol na gwybodaeth ddiagnostig.

1.3. Data Talu. Gallwn brosesu gwybodaeth am daliadau sy’n ymwneud â chynhyrchion a gwasanaethau rydych chi’n eu prynu gennym ni a’ch aelodaeth (“data talu”). Gallai’r data talu gynnwys eich manylion cyswllt, manylion eich cerdyn a manylion y trafodiad. Gall y data talu gael eu prosesu er mwyn gweinyddu’r taliad, cyflenwi’r nwyddau a’r gwasanaethau a brynwyd a chadw cofnodion priodol o’r taliadau hynny. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw cyflawni contract rhyngoch chi a ni a/neu gymryd camau, ar eich cais, i ymrwymo i’r contract hwnnw, a’n buddiannau dilys ni, sef ein buddiant i wneud yn siŵr bod ein gwefan a’n busnes yn cael eu gweinyddu’n briodol.

Byddwn yn storio rhif eich cyfrif banc a’ch cod didoli os oes gennych chi fandad Debyd Uniongyrchol wedi’i sefydlu. Pan fydd y mandad Debyd Uniongyrchol yn dod i ben, byddwn yn dileu’r data hyn o’n systemau gweithredu o fewn 30 diwrnod gwaith. Byddwn yn prosesu’r wybodaeth sy’n ymwneud â’ch cerdyn banc pan fyddwn yn cymryd taliad. Nid yw’r data hyn yn cael eu storio ar ein systemau a chânt eu prosesu ar systemau bancio sy’n cydymffurfio â Safon Diogelwch Data’r Diwydiant Cardiau Talu.

1.4. Data a Rennir. Rydym yn rhedeg gwasanaethau ar ran sefydliadau eraill fel Awdurdodau Lleol, y GIG, Ysgolion, Grwpiau Comisiynu Clinigol, Adrannau’r Llywodraeth ac Ymddiriedolaethau. Yn aml iawn, mae’r gwasanaethau hyn yn cael eu rhedeg o dan gytundeb contract neu fasnachfraint. Gellir rhannu data gyda’r sefydliadau hyn fel crynodeb ond nid mewn ffordd sy’n dangos pwy yw neb. Ar gyfer ein gwasanaethau sy’n gysylltiedig ag iechyd, gyda’ch caniatâd chi, efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth sy’n dangos pwy ydych chi gyda’ch meddyg teulu a gwasanaethau’r GIG. Byddwn hefyd yn rhannu eich data yn ôl yr hyn sy’n ofynnol gan system Tracio ac Olrhain y GIG. Mae hyn yn ofynnol gan y Llywodraeth yn y frwydr yn erbyn Covid-19 neu unrhyw glefyd heintus arall yn y dyfodol.

Aelodau Clwb Iechyd a Ffitrwydd TW2 (Stadiwm Allianz): Os ydych chi’n aelod o Glwb Iechyd a Ffitrwydd TW2, dim ond at ddibenion gweithredu, marchnata a defnyddio’r gampfa a’r clwb hamdden ar y safle yn ystod cyfnod ein contract gweithredu y bydd Parkwood Leisure yn defnyddio eich data personol, ac nid at unrhyw ddiben arall. Rydych yn rhoi eich caniatâd i’ch data fel cwsmer gael eu rhannu â’r Rugby Football Union (RFU), ac i’r RFU ddefnyddio eich data a chael mynediad atynt unrhyw bryd. Ar ddiwedd ein contract gweithredu ar gyfer safle TW2, bydd eich data cyswllt a’ch data aelodaeth/cwsmer yn cael eu trosglwyddo’n uniongyrchol i’r RFU (neu’r gweithredwr newydd a ddynodwyd) er mwyn sicrhau y gall y gwasanaethau barhau yn ddi-dor.

1.5. Ar ddiwedd contract gweithredu, os bydd y gwasanaeth yn cael ei redeg gan weithredwr arall, byddwn yn anfon eich data cyswllt, aelodaeth/cwsmer ymlaen at y gweithredwr newydd fel y gall barhau i ddarparu’r gwasanaeth i chi yn ddi-dor. Gallwch wrthwynebu i ni anfon y data hyn drwy gysylltu â ni yn [email protected].

1.6. Bydd y sefydliadau hyn yn Rheolyddion Data yn eu hawl eu hunain, ac os byddant yn prosesu eich data, byddant yn eich hysbysu’n uniongyrchol neu drwy eu gwasanaethau, er enghraifft drwy wefan, am y data sydd ganddynt a pha dasgau prosesu y maent yn eu cyflawni.

1.7. Data Cyflenwyr. Os ydych chi’n unig fasnachwr, yn bartneriaeth neu’n hunangyflogedig, byddwn yn casglu data personol amdanoch chi fel eich enw, eich cyfeiriad, eich rhif ffôn, eich cyfeiriad e-bost, manylion eich cyflogaeth, eich cymwysterau, eich llun, eich Rhif Yswiriant Gwladol, eich dyddiad geni a delweddau CCTV (“data cyflenwyr”). Byddwn yn prosesu’r wybodaeth hon i sicrhau bod ein contract a’n perthynas â chi yn cael eu rheoli’n effeithlon (er enghraifft, at ddibenion data ariannol a phrisio, archwilio ac adennill dyledion), a bod unrhyw ohebiaeth sy’n gysylltiedig â chi yn cael ei phrosesu’n gywir. Y sail gyfreithiol dros y prosesu hwn yw cyflawni ein contract gyda chi, neu gymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract.

Rydym hefyd yn defnyddio data cyflenwyr i ddeall perfformiad y gwasanaeth a’ch sefydlogrwydd ariannol at ddibenion monitro cyflenwyr. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hyn yw ein buddiannau dilys wrth reoli ein perthynas â chi a sicrhau ein bod yn gallu cynnal lefelau safon ein gwasanaeth.

Gall data cyflenwyr hefyd gynnwys manylion eich cerdyn neu’ch banc a manylion unrhyw drafodiad a wnawn gyda chi. Gellir prosesu data cyflenwyr er mwyn gweinyddu’r taliad, cyflenwi’r nwyddau a’r gwasanaethau a brynwyd gennych chi, a chadw cofnodion priodol o’r taliadau hynny. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw cyflawni contract rhyngoch chi a ni a/neu gymryd camau, ar eich cais, i ymrwymo i gontract o’r fath, a’n buddiannau dilys ni, sef ein budd i weinyddu ein busnes yn briodol.

1.8. Data Pwynt Cyswllt. Os ydych chi’n cael eich cyflogi gan gyflenwr nwyddau, gwasanaethau neu ymgynghoriaeth sydd â threfniant contractiol gyda Parkwood Leisure a’i is-gwmnïau a’i bartneriaid ar gyfer darparu gwasanaethau o’r fath (y “prif gontractwr”), mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio gwybodaeth fel enw, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, cymwysterau, llun, Rhif Yswiriant Gwladol, dyddiad geni, delweddau CCTV neu fanylion cyflogaeth (“data pwynt cyswllt“) i’n galluogi i wneud y canlynol:

Byddwn yn trin y prif gontractwr fel rheolydd unrhyw ddata pwynt cyswllt a ddarperir i ni. Efallai y byddwn yn derbyn data personol mewn perthynas â’r cyfryw bwyntiau cyswllt yn uniongyrchol gan y prif gontractwr.

Byddwn yn prosesu unrhyw gyfryw ddata personol y cyfeirir atynt ym mharagraff 1.9 gan gadw’n gaeth at gyfarwyddiadau’r prif gontractwr, nid y pwynt cyswllt unigol, gan gynnwys rhannu’r holl gyfryw ddata gyda’r prif gontractwr.

Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys wrth dderbyn cynhyrchion neu wasanaethau gan y prif gontractwr, ac wrth reoli a gweinyddu ein perthynas a’n contract gyda’r prif gontractwr.

1.9. Data a Rennir. Gellir rhannu eich data â’r awdurdodau y mae Parkwood Leisure a’i is-gwmnïau a’i bartneriaid yn gweithio mewn partneriaeth â nhw, er mwyn gweithredu a gweinyddu ein perthynas a’n contract â chi, datblygu ein cynhyrchion a’n gwasanaethau, ein systemau a’n perthnasoedd â chi, deall eich gofynion, canfod ac atal troseddau, adennill dyledion a dangos cydymffurfiaeth ddeddfwriaethol. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys i sicrhau ein bod yn derbyn gwasanaeth o safon uchel gan ein cyflenwyr a’n contractwyr.

1.10. Data Ymholiadau. Gallwn brosesu gwybodaeth sydd wedi’i chynnwys mewn unrhyw ymholiad a gyflwynwch i ni ynghylch eich gwasanaethau (“data ymholiadau”). Gellir monitro a defnyddio unrhyw e-bost a anfonir atom, gan gynnwys unrhyw atodiadau, am resymau diogelwch ac ar gyfer monitro cydymffurfiaeth â pholisi’r swyddfa. Efallai y defnyddir meddalwedd rhwystro neu fonitro e-bost hefyd. Mae gennych gyfrifoldeb i sicrhau bod unrhyw e-bost a anfonwch atom o fewn terfynau’r gyfraith. Gellir prosesu’r data ymholiadau neu eu storio er mwyn cyfathrebu â chi ynghylch eich nwyddau a’ch gwasanaethau.

1.11. Data Pwynt Cyswllt. Os ydych chi’n cael eich cyflogi gan un o’n cleientiaid corfforaethol, sydd â threfniant contractiol gyda Parkwood a’i is-gwmnïau a’i bartneriaid ar gyfer darparu gwasanaethau (y “prif gontractwr”), gallwn ddefnyddio gwybodaeth fel enw, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn a manylion cyflogaeth (y “data pwynt cyswllt”) i’n galluogi i wneud y canlynol:

Byddwn yn trin y prif gontractwr fel rheolydd unrhyw ddata pwynt cyswllt a ddarperir i ni. Efallai y byddwn yn derbyn data personol mewn perthynas â’r cyfryw bwyntiau cyswllt yn uniongyrchol gan y prif gontractwr.

Byddwn yn prosesu unrhyw gyfryw ddata personol y cyfeirir atynt ym mharagraff 1.11 gan gadw’n gaeth at gyfarwyddiadau’r prif gontractwr, nid y pwynt cyswllt unigol, gan gynnwys rhannu’r holl gyfryw ddata gyda’r prif gontractwr.

Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys wrth gyflenwi cynhyrchion neu wasanaethau gan y prif gontractwr, ac wrth reoli a gweinyddu ein perthynas a’n contract gyda’r prif gontractwr, a marchnata ein cynhyrchion a’n gwasanaeth i’r prif gontractwr.

1.12. Data a Rennir. Efallai y bydd eich data yn cael eu rhannu â’r awdurdodau y mae Parkwood Leisure a’i is-gwmnïau a’i bartneriaid yn gweithio mewn partneriaeth â nhw, er mwyn gweithredu a gweinyddu ein gwasanaethau i chi, datblygu ein cynhyrchion a’n gwasanaethau, ein systemau a’n perthnasoedd â chi, deall eich gofynion a dangos cydymffurfiaeth ddeddfwriaethol. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys i sicrhau ein bod yn cynnal lefelau uchel o wasanaeth i’n haelodau, ein cleientiaid a defnyddwyr eraill ein gwasanaethau.

1.13. Data Cwynion. Pan fydd cwyn yn dod i law gan rywun, byddwn yn creu ffeil sy’n cynnwys manylion y gŵyn. Fel arfer, bydd hon yn cynnwys manylion adnabod y sawl sydd wedi gwneud y gŵyn ac unrhyw unigolion eraill sy’n ymwneud â’r gŵyn (“data cwynion”).

1.14. Dim ond i brosesu’r gŵyn ac i gadw golwg ar lefel y gwasanaeth a ddarparwn neu sut mae contractau’n cael eu cyflawni y byddwn yn defnyddio’r data hyn. Byddwn yn casglu ac yn cyhoeddi ystadegau sy’n dangos gwybodaeth, fel nifer y cwynion a dderbyniwn, ond nid ar ffurf sy’n dangos pwy yw neb. Fel arfer, mae’n rhaid i ni ddatgelu manylion adnabod y sawl sydd wedi cwyno i bwy bynnag y mae’r gŵyn yn ymwneud ag ef. Mae hyn yn anochel mewn achosion lle mae cywirdeb cofnod rhywun yn destun anghydfod, er enghraifft. Os nad yw’r sawl sy’n cwyno eisiau i wybodaeth sy’n datgelu pwy ydyw gael ei datgelu, byddwn yn ceisio parchu hynny. Fodd bynnag, efallai na fydd yn bosibl trin cwyn yn ddienw.

1.15. Yn yr un modd, pan fyddwn yn cael ymholiadau, dim ond i ddelio â’r ymholiad ac unrhyw faterion dilynol ac i gadw golwg ar lefel y gwasanaeth a ddarparwn y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a gawn. Pan fyddwn yn cymryd camau gorfodi yn erbyn rhywun, efallai y byddwn yn cyhoeddi pwy yw’r diffynnydd yn ein Hadroddiad Blynyddol neu yn rhywle arall. Fel arfer, ni fyddwn yn rhoi manylion neb sydd wedi cwyno oni bai fod y manylion eisoes wedi cael eu gwneud yn gyhoeddus.

1.16. Byddwn yn cadw data cwynion sydd wedi’u cynnwys mewn ffeiliau cwynion yn unol â’n polisi cadw. Mae hyn yn golygu y bydd gwybodaeth sy’n ymwneud â chwyn yn cael ei chadw am ddwy flynedd ar ôl i’r ffeil gael ei chau. Bydd yn cael ei chadw’n ddiogel gan gyfyngu mynediad ati yn unol â’r egwyddor ‘angen gwybod’.

1.17. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys i ddelio â’r gŵyn mewn ffordd briodol a thryloyw.

1.18. Data’r Wefan. Gallwn brosesu data am eich defnydd o’n gwefan a’n gwasanaethau (“data’r wefan”). Gallai data’r wefan gynnwys cyfeiriad IP, lleoliad daearyddol, math o borwr a fersiwn, system weithredu, ffynhonnell gyfeirio, hyd yr ymweliad, ymweliadau â thudalennau a llwybrau llywio’r wefan, yn ogystal â gwybodaeth am amseru, amlder a phatrwm mewn perthynas â’r ffordd rydych chi’n defnyddio’r gwasanaeth. Mae data’r wefan yn dod o’n system olrhain ddadansoddol, Google Analytics. Cedwir y data a gesglir yn ddienw. Nid ydym yn gwneud unrhyw ymgais i ddarganfod manylion adnabod neb sy’n ymweld â’n gwefan, ac nid ydym yn caniatáu i Google wneud hynny chwaith.

Gall y data hyn sy’n ymwneud â’r wefan gael eu prosesu at ddibenion dadansoddi defnydd o’r wefan a’r gwasanaethau. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys i fonitro a gwella ein gwefan a’n gwasanaethau.

1.19. Cadw a Phroffilio Aelodau: Rydym yn defnyddio eich data cyswllt a data sy’n ymwneud â’ch ymddygiad i ddadansoddi patrymau gweithgarwch aelodau. Mae hyn yn ein helpu i ganfod aelodau a allai elwa o gymorth neu ymyriadau ychwanegol i gyflawni eu targedau ffitrwydd. Rydym yn defnyddio offer awtomataidd i greu “sgôr risg” yn seiliedig ar ddefnydd yn y gorffennol; efallai y bydd ein tîm yn cysylltu â chi i gynnig cymorth. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw buddiannau dilys (budd dilys o ran effeithlonrwydd busnes a chanlyniadau iechyd aelodau).

1.20. Data Ymholiadau. Gallwn brosesu gwybodaeth sydd wedi’i chynnwys mewn unrhyw ymholiad a gyflwynwch i ni ynghylch ein cynhyrchion neu’n gwasanaethau (“data ymholiadau”). Gellir prosesu data ymholiadau at ddibenion cynnig, marchnata a gwerthu cynhyrchion a/neu wasanaethau perthnasol i chi.

Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys i ymateb i’ch ymholiad yn briodol.

1.21. Data Cylchlythyrau. Gallwn brosesu gwybodaeth a roddwch i ni er mwyn tanysgrifio i’n cylchlythyrau a’n datganiadau i’r wasg (“data cylchlythyrau”). Gellir prosesu’r data hysbysu er mwyn anfon cylchlythyrau atoch.

Os ydych chi’n bwynt cyswllt i un o’n cwsmeriaid corfforaethol, y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys ni, sef marchnata cynhyrchion a gwasanaethau perthnasol i chi.

Os ydych chi’n aelod neu’n defnyddio ein gwasanaethau, y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw caniatâd.

1.22. Data Gohebiaeth. Gallwn brosesu gwybodaeth sydd wedi’i chynnwys yn unrhyw gyfathrebiadau a anfonwch atom neu sy’n ymwneud â nhw (“data gohebiaeth”). Gall y data gohebiaeth gynnwys yr hyn sydd yn y cyfathrebiadau eu hunain a’r metadata sy’n gysylltiedig â nhw. Bydd ein gwefan yn cynhyrchu’r metadata sy’n gysylltiedig â chyfathrebiadau a wneir gan ddefnyddio ffurflenni cyswllt y wefan. Gellir prosesu’r data gohebiaeth er mwyn cyfathrebu â chi a chadw cofnodion.

Ein sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys, sef mynd ati’n briodol i weinyddu ein gwefan a’n busnes a’n cyfathrebiadau gyda defnyddwyr.

1.23. Data Talu. Gallwn brosesu gwybodaeth am daliadau sy’n ymwneud â chynhyrchion a gwasanaethau rydych chi’n eu prynu gennym ni (“data talu”). Gallai’r data talu gynnwys eich manylion cyswllt, manylion eich cerdyn a manylion y trafodiad. Gall y data talu gael eu prosesu er mwyn gweinyddu’r taliad, cyflenwi’r nwyddau a’r gwasanaethau a brynwyd a chadw cofnodion priodol o’r taliadau hynny. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw cyflawni contract rhyngoch chi a ni a/neu gymryd camau, ar eich cais, i ymrwymo i’r contract hwnnw, a’n buddiannau dilys ni, sef ein budd o ran gwneud yn siŵr bod ein gwefan a’n busnes yn cael eu gweinyddu’n briodol.

1.24. Gweithgareddau Prosesu Eraill. Yn ogystal â’r dibenion penodol y gallwn brosesu eich data personol ar eu cyfer fel y nodir uchod, gallwn hefyd brosesu data personol os oes angen gwneud hynny er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol yr ydym yn ddarostyngedig iddi, neu er mwyn amddiffyn eich buddiannau hanfodol neu fuddiannau hanfodol unigolyn naturiol arall.

1.3 Proffilio. Gallwn hefyd ddefnyddio proffilio awtomatig i ddarparu gwasanaeth/profiad sydd wedi’i deilwra i destun y data. h.y. gall algorithmau arddangos cynnwys yr ydym yn credu sy’n berthnasol i’r defnyddiwr, yn seiliedig ar broffilio awtomatig.

2.1. Rhannu eich data â’n partneriaid. Gallwn rannu eich data â’r awdurdodau y mae Parkwood Leisure a’i is-gwmnïau a’i bartneriaid yn gweithio ar y cyd â nhw, er mwyn rhedeg ein busnes, gweinyddu a datblygu ein gwasanaethau, a dangos cydymffurfiaeth ddeddfwriaethol. Rhennir data gyda’r rhai sydd mewn partneriaeth at ddibenion ystadegau ar ddefnydd a demograffeg yn unig. Nid yw hyn yn cysylltu’r wybodaeth yn ôl â chi fel unigolyn. Y sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu hwn yw ein buddiannau dilys i sicrhau ein bod yn cynnal lefelau uchel o wasanaeth i’n haelodau, ein cleientiaid a defnyddwyr eraill ein gwasanaethau.

2.2. Ein cleientiaid (perthnasoedd asiantaeth). Lle byddwn yn gweithredu fel asiant, byddwn yn rhannu eich data personol â’r Awdurdod Lleol neu’r Ymddiriedolaeth sy’n ein contractio. Mae hyn yn angenrheidiol i ddangos perfformiad contract, gwasanaethau archwilio, a sicrhau y gall y Cleient gyflawni ei rôl fel Rheolydd Data.

2.3. Llwyfannau cyfryngau cymdeithasol. Rydym yn defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol canlynol: Facebook, X, TikTok ac Instagram. Os byddwch yn ymuno ag un o’n tudalennau ar y Cyfryngau Cymdeithasol, nodwch y bydd gan ddarparwyr y llwyfannau eu polisïau preifatrwydd eu hunain ac nid ydym yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb nac atebolrwydd am y polisïau hyn. Edrychwch ar y polisïau hyn cyn cyflwyno unrhyw ddata personol ar ein tudalennau ar y cyfryngau cymdeithasol.

2.4. I ddarparwyr ein gwasanaethau. Gallwn hefyd ddatgelu eich data personol i ddarparwyr gwasanaeth trydydd parti penodol sydd ag enw da, fel darparwyr gwasanaethau cwmwl a TG (gan gynnwys llwyfan Google Cloud ar gyfer dadansoddi data a dysgu peiriant) a chontractwyr eraill y mae eu gwasanaethau’n ofynnol i alluogi Parkwood Leisure a’i is-gwmnïau a’i bartneriaid i ddarparu gwasanaethau i gleientiaid.

2.5. Ein hyswirwyr/cynghorwyr proffesiynol. Efallai y byddwn yn datgelu eich data personol i’n hyswirwyr a/neu gynghorwyr proffesiynol i’r graddau y bo’n rhesymol angenrheidiol at ddibenion cael a chynnal yswiriant, prosesu hawliadau yswiriant, rheoli risgiau, cael cyngor proffesiynol a rheoli anghydfodau cyfreithiol.

2.6. Pan fyddwn yn darparu eich data personol i unrhyw drydydd parti. Pan fyddwn yn rhannu eich data personol ag unrhyw drydydd parti, byddwn yn sicrhau bod y gwaith prosesu hwn yn cael ei ddiogelu gan fesurau diogelu priodol, gan gynnwys cytundeb prosesu data addas gyda’r trydydd parti hwnnw.

2.7. Prif gontractwyr. Gallwn rannu data personol gyda’r prif gontractwr fel y nodir ym mharagraffau 1.9 ac 1.11 uchod.

2.8. Cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol. Yn ogystal â’r achosion uchod o ddatgelu data personol, efallai y byddwn hefyd yn datgelu eich data personol lle mae hynny’n angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae’n rhaid i ni gydymffurfio â hi, neu er mwyn amddiffyn eich buddiannau hanfodol neu fuddiannau hanfodol unigolyn arall.

Os bydd eich data personol yn cael eu trosglwyddo y tu allan i’r AEE, byddwn yn sicrhau naill ai (a) bod y Comisiwn Ewropeaidd wedi gwneud “penderfyniad digonolrwydd” yng nghyswllt cyfreithiau diogelu data’r wlad y caiff eu trosglwyddo iddi, neu (b) ein bod wedi ymrwymo i gytundeb prosesu data addas gyda’r trydydd parti sydd wedi’i leoli yn y wlad honno i sicrhau bod eich data yn cael eu diogelu’n ddigonol. Ym mhob achos, bydd trosglwyddiadau y tu allan i’r AEE yn cael eu gwarchod gan fesurau diogelu priodol.

4.1. Ni chaiff data personol a broseswn at unrhyw ddiben neu ddibenion eu cadw am gyfnod hirach na’r angen at y diben hwnnw neu’r dibenion hynny.

4.2. Oni bai ein bod yn cysylltu â chi ac yn cael eich caniatâd i gadw eich data personol am gyfnod hirach, byddwn yn cadw ac yn dileu eich data personol yn unol â’n cyfnod cadw.

4.3. Gallwn gadw eich data personol lle mae angen gwneud hynny er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol yr ydym yn ddarostyngedig iddi, neu er mwyn diogelu eich buddiannau hanfodol neu fuddiannau hanfodol unigolyn naturiol arall.

5.1. Gallwn ddiweddaru’r polisi hwn o bryd i’w gilydd drwy gyhoeddi fersiwn newydd ar ein gwefan.

5.2. Dylech daro golwg ar y dudalen hon o bryd i’w gilydd i sicrhau eich bod yn hapus ag unrhyw newidiadau i’r polisi hwn.

5.3. Gallwn roi gwybod i chi am newidiadau i’r polisi hwn drwy e-bost.

6.1. Gallwch roi cyfarwyddyd i ni roi unrhyw wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch i chi; bydd darparu gwybodaeth o’r fath yn amodol ar y canlynol:

6.2. Gallwn beidio â datgelu gwybodaeth bersonol y gofynnwch amdani i’r graddau a ganiateir gan y gyfraith.

6.3. Gallwch ein cyfarwyddo ar unrhyw adeg i beidio â phrosesu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata.

6.4. Yn ymarferol, fel arfer, byddwch naill ai’n cytuno’n benodol ymlaen llaw i ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata, neu byddwn yn rhoi cyfle i chi optio allan o ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata.

6.5. Eich hawl i gael mynediad at eich data. Mae gennych yr hawl i ofyn i ni gadarnhau a ydym yn prosesu eich data personol ai peidio, ac i gael mynediad at y data personol ac unrhyw wybodaeth ychwanegol. Mae’r wybodaeth ychwanegol honno’n cynnwys y dibenion yr ydym yn prosesu eich data ar eu cyfer, y categorïau o ddata personol sydd gennym a phwy fydd yn derbyn y data personol hynny. Gallwch ofyn am gopi o’ch data personol; y ffordd fwyaf effeithlon o wneud hynny fydd drwy ddefnyddio Cais Mynediad at Ddata gan y Testun. Darperir y copi cyntaf am ddim, ond efallai y byddwn yn codi ffi resymol am gopïau ychwanegol.

6.6. Eich hawl i gywiro. Os oes gennym unrhyw ddata personol anghywir amdanoch chi, mae gennych yr hawl i gywiro unrhyw beth sy’n anghywir. Lle bo angen at ddibenion prosesu, mae gennych hefyd yr hawl i gwblhau unrhyw ddata personol amdanoch sy’n anghyflawn.

6.7. Eich hawl i ddileu. Mewn rhai amgylchiadau, gallech fod â’r hawl i ofyn i ni ddileu’r data personol sydd gennym amdanoch. Bydd hyn yn cael ei wneud yn ddi-oed. Mae’r amgylchiadau hyn yn cynnwys y canlynol: nid oes angen i ni bellach ddal data personol mewn perthynas â’r dibenion y cawsant eu casglu neu eu prosesu ar eu cyfer yn wreiddiol; rydych chi’n tynnu’ch caniatâd yn ôl i unrhyw brosesu sy’n gofyn am ganiatâd; mae’r prosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol; ac mae’r data personol wedi’u prosesu’n anghyfreithlon. Fodd bynnag, mae rhai eithriadau cyffredinol i’r hawl i ddileu, gan gynnwys achosion lle mae prosesu yn angenrheidiol: ar gyfer arfer yr hawl i ryddid mynegiant a gwybodaeth; ar gyfer cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol; neu ar gyfer sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol.

6.8. Eich hawl i gyfyngu ar brosesu. Mewn rhai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i gyfyngu ar brosesu eich data personol, er enghraifft: os nad ydych chi’n credu bod y data personol sydd gennym amdanoch chi yn gywir; os yw’ch data’n cael eu prosesu’n anghyfreithlon, ond nad ydych chi eisiau i’ch data gael eu dileu; os nad oes angen i ni ddal eich data personol rhagor ar gyfer ein tasgau prosesu, ond mae angen y data personol arnoch o hyd mewn perthynas â hawliad cyfreithiol; ac os ydych chi wedi gwrthwynebu prosesu ac yn aros i’r gwrthwynebiad hwnnw gael ei ddilysu. Os yw’r prosesu wedi’i gyfyngu am un o’r rhesymau hyn, gallwn barhau i storio eich data personol. Fodd bynnag, dim ond am resymau eraill y byddwn yn eu prosesu: gyda’ch caniatâd; mewn perthynas â hawliad cyfreithiol; er mwyn amddiffyn hawliau unigolyn naturiol neu gyfreithiol arall; neu am resymau o fudd cyhoeddus pwysig.

6.9. Eich hawl i wrthwynebu prosesu. Gallwch wrthwynebu i ni brosesu neu broffilio’ch data personol yn awtomataidd ar sail sy’n ymwneud â’ch sefyllfa benodol chi, ond dim ond i’r graddau y mae ein sail gyfreithiol ni ar gyfer y prosesu neu’r proffilio awtomataidd yn angenrheidiol ar gyfer: cyflawni tasg er budd y cyhoedd, neu arfer unrhyw awdurdod swyddogol a roddwyd i ni; neu ddibenion ein buddiannau dilys neu rai trydydd parti. Os byddwch chi’n gwrthwynebu, byddwn yn rhoi’r gorau i brosesu neu broffilio’ch gwybodaeth bersonol yn awtomatig oni bai ein bod yn gallu: dangos sail ddilys dros y prosesu, a bod y sail honno yn drech na’ch buddiannau, eich hawliau a’ch rhyddid; neu fod y prosesu’n ymwneud â hawliad cyfreithiol.

6.10. Eich hawl i wrthwynebu marchnata uniongyrchol. Gallwch wrthwynebu i ni brosesu eich data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol. Os byddwch chi’n gwrthwynebu, byddwn yn rhoi’r gorau i brosesu eich data personol at y diben hwn.

6.11. Eich hawl i wrthwynebu prosesu: Mae gennych yr hawl i wrthwynebu i ni ddefnyddio eich data personol ar gyfer proffilio (sef dadansoddi eich ymddygiad yn awtomataidd) at ddibenion cadw. Os byddwch yn gwrthwynebu, byddwn yn cadw eich data allan o’n hoffer modelu rhagfynegol.

6.12. Eich hawl i wrthwynebu at ddibenion ystadegol. Gallwch wrthwynebu i ni brosesu neu broffilio eich data personol yn awtomataidd at ddibenion ystadegol ar sail sy’n ymwneud â’ch sefyllfa benodol, oni bai fod y prosesu neu’r proffilio awtomataidd yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir am resymau sy’n ymwneud â budd y cyhoedd.

6.13. Prosesu data awtomataidd. I’r graddau mai caniatâd yw’r sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu eich data personol, a lle mae’r prosesu’n awtomataidd, mae gennych hawl i gael eich data personol gennym mewn fformat strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin ac y gellir ei ddarllen gan beiriant. Fodd bynnag, efallai na fydd gennych yr hawl hon os byddai’n effeithio’n andwyol ar ryddid a hawliau eraill. Rydym yn defnyddio prosesau proffilio awtomataidd i gynorthwyo ein staff i ganfod aelodau a allai fod angen cymorth. Fodd bynnag, nid ydym yn gwneud penderfyniadau sy’n seiliedig dim ond ar brosesu awtomataidd sy’n cael effeithiau cyfreithiol neu effeithiau sylweddol tebyg arnoch chi; mae pob cam gweithredu yn cynnwys adolygiad gan fod dynol, a hynny gan ein staff.

6.14. Cwyno i awdurdod goruchwylio. Os ydych chi’n credu ein bod yn torri cyfreithiau diogelu data wrth brosesu eich data personol, gallwch gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio sy’n gyfrifol am ddiogelu data. Gallwch wneud hyn yn lleoliad y drosedd honedig, yn eich gweithle neu yn lle rydych chi’n byw fel arfer yn yr aelod-wladwriaeth o’r Undeb Ewropeaidd.

6.15. Hawl i dynnu caniatâd yn ôl. I’r graddau mai caniatâd yw’r sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu eich data personol, mae gennych hawl i dynnu’r caniatâd hwnnw yn ôl ar unrhyw adeg. Ni fydd tynnu’n ôl yn effeithio ar gyfreithlondeb y gwaith prosesu cyn tynnu’r caniatâd yn ôl.

6.16. Arfer eich hawliau. Gallwch arfer unrhyw un o’ch hawliau mewn perthynas â’ch data personol drwy roi hysbysiad ysgrifenedig i ni yn ogystal â’r dulliau eraill a nodir uchod.

6.17. Data Pwynt Cyswllt ac Asiantaeth. Ni fydd paragraffau 6.1 – 6.14 yn berthnasol i ddata a gafwyd neu a broseswyd gan Parkwood Leisure a’i is-gwmnïau a’i bartneriaid mewn perthynas â’r canlynol: (a) pwyntiau cyswllt mewn cysylltiad â phrif gontractwr (fel y’i diffinnir ym mharagraffau 1.9 ac 1.11 uchod); neu (b) defnyddwyr terfynol gwasanaethau lle mae Parkwood yn gweithredu fel asiant ar gyfer Cleient (fel y’i diffinnir yn yr adran ‘Defnyddwyr Terfynol Gwasanaethau a Weithredir gan Asiantaeth’ uchod).

Yng nghyswllt data o’r fath:

a. Mae Parkwood Leisure a’r partneriaid data mae’n ymddiried ynddynt – yn cynnwys Access UK Ltd, Legend (Xplor), CAP2 (Fitronics), Spektrix, IO Studios, Egym, Pace Print and Design, Groupmove Ltd, FareHarbor, Innovatise, Good Boost, ClubRight, Refer All, Nutrable, Bupa, RoomRaccoon, ARC Europe Ltd – yn gweithredu fel proseswyr y data hynny, a’r Prif Gontractwr neu’r Cleient yw’r rheolydd;

b. Dylai pwyntiau cyswllt a defnyddwyr terfynol gysylltu â’r Prif Gontractwr neu’r Cleient yn uniongyrchol i arfer yr hawliau a nodir ym mharagraff 6.

7.1 Ffeiliau testun bach iawn yw cwcis sy’n cael eu storio ar eich cyfrifiadur pan fyddwch chi’n ymweld â rhai gwefannau.

7.2 Rydym yn defnyddio cwcis i helpu i adnabod eich cyfrifiadur, gan gynnwys lle bo modd, eich cyfeiriad IP, eich system weithredu a’r math o borwr, a hynny ar gyfer gweinyddu’r system fel y gallwn gadw eich gweithgareddau’n ddiogel, teilwra eich profiad fel defnyddiwr a chofio eich dewisiadau. Data ystadegol yw’r rhain ac nid oes modd adnabod neb oddi wrthynt. Gallwch analluogi unrhyw gwcis sydd eisoes wedi’u storio ar eich cyfrifiadur neu glirio storfa eich porwr ond gall hyn arwain at golli unrhyw ddewisiadau a osodwyd yn flaenorol.

8.1. Gweithredir y wefan a’r feddalwedd o dan drwydded gan Parkwood Leisure Limited.

8.2. Rydym wedi cofrestru yng Nghymru a Lloegr o dan y rhif cofrestru 03232979, ac mae ein swyddfa gofrestredig yn The Stables, Duxbury Park, Duxbury Hall Rd, Chorley PR7 4AT.

8.3. Gallwch gysylltu â ni:

Dyma fanylion cyswllt ein swyddog diogelu data: Glen Hall – e-bost: [email protected]

Pa Ymddiriedolaeth/Awdurdod Lleol yw’ch Rheolydd Data chi?

Mae rheolydd data eich gwybodaeth bersonol chi yn dibynnu ar y ganolfan hamdden rydych chi’n ei defnyddio. Ar gyfer cyfleusterau a weithredir o dan gytundebau asiantaeth, yr Awdurdod Lleol neu’r Ymddiriedolaeth berthnasol sy’n pennu’r pwrpas a’r dulliau prosesu ar gyfer eich data personol. Ewch i’n gwefan i gael rhagor o wybodaeth a manylion cyswllt.